相关热词搜索：
企业档案管理工作探析
企业档案管理工作探析 1.档案管理对企业的重要作用 企业档案是企业在各项活动中形成的,企业活动是指企业生产、经营、行 政、科研、基建、设备管理等各职能部门,综合运用资源条件、劳动力、资本、 科学技术、流通手段、企业信誉等经济要素,制造产品获取利润和创造经济效益, 实现企业基本目标的活动。企业档案管理作为一种高层次的管理,其重要性日益 为越来越多的企业所认知。有远见卓识的企业无不把企业档案管理当作攸关企业 发展前途的重要工作来抓。企业档案管理对于企业文化建设的重要性表现在对企 业文化的归纳、梳理。2.企业档案管理工作存在的问题 2.1主体错位。档案的主体明确性,是一个企业档案工作的关键。
当前很少有企业注意到企业档案主体观念是存在偏差的,这就影响了企业 档案工作发挥其全部的作用。主要表现在不少企业几乎把人事档案管理当成了企 业档案管理的全部内容。
2.2人员的业务素质与企业的发展需要不相适应。在市场经济日新月异的 今天档案人员不仅需要掌握企业档案管理理论知识,同时还必须懂得具有本企业 生产经营特点的一些工程技术方面的知识,只有掌握了适应本企业生产经营特点 的知识面,才能应对自如对待当前多方位的工作。
2.3档案工作与企业变革的不同步。档案重视意识淡薄。在基层企业,档案 管理人员均由办公室勤杂人员兼任,且变动频繁,专业化程度不高,存在不懂不问、 不会不学的现象,导致档案整理、管理混乱。
档案管理队伍削弱。受传统观念的影响,对档案管理的认识不足、重视程 度不够、专职档案管理人员被裁减,且一岗多职,造成了档案工作兼而不顾。
档案管理规范缺乏。由于对人事档案重视意识的不重视,就存在着档案内 容不完整,信息材料不全面的现象,出现了有的档案员只会立卷归档的基本知识, 对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清。以至于员工与 档案难以“对号入座”,严重影响企业人事部门管理工作的开展。档案利用价值不高。在目前的人事档案中,大多是以姓名、性别、年龄、 民族、参加工作时间、入党入团时间、文化程度、工作经历等简单材料形成的档 案,而对反映本人业绩、动态的材料收集归档不全,致使档案内容不完整,不能客观 地反映一个人的全貌。尤其是一些员工的职务升降、工资待遇变动性很大,但其 档案材料还是原来的,更不用说有最新反映专业技术人员业绩、能力、职称评聘 等方面的材料了。
3.决解问题的办法 3.1稳定人员,提高素质。针对档案工作性质、企业档案管理的特点和管理 人员素质差的情况:企业领导要要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性,档案 管理员的岗位上来尽量少调整档案管理员,确保该队伍的专业性。并选送档案人 员参加档案专业知识培训,提高档案人员业务素质,培养适应新时期档案工作发展 要求的人才。要形成基层企业与上层办公室在档案管理工作中相互协作、和谐发 展的格局,定期或不定期地深入企业检查指导档案工作,发现问题,要及时通报,督 促整改,力促规范. 3.2规范管理健全管理制度。规范归档材料收集工作。要制定、完善、健 全收集制度,严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集;要创 新收 规范档案整理工作。要严格按照各类档案管理要求进行整理,做到组卷合 理、案卷(件)内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷(件)封面、 卷内文件目录、案卷(件)装订结实美观。
规范档案管理工作。要实行各种门类、载体档案集中统一管理,方便档案 的保管和利用;要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作,对逾期不还、丢 失、破损或发生失窃、泄密事件的,必须依法严肃查处。
3.3积极搞好开发利用,为企业各项工作服务。如何利用好企业档案,开发企 业档案信息资源,是企业档案管理的目的;是摆在企业档案管理人员面前的一项艰 巨任务。
计算机管理档案提高档案的利用率 建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务。随着档案馆(室)内部局域网的建 立,档案部门将充分利用企业单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上企业单位网站,档案工作者要以网站为基础,进一步 加快档案信息资源数据库建设,实现档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服 务利用网络化,档案管理工作自动化,档案信息管理法制化。
变被动服务为主动服务。可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和 利用者的心理,从而改进我们的服务形式,拓宽利用渠道,使更多的利用者了解档 案,熟悉档案,利用档案,最大限度地发挥档案的价值和作用。为企业的建设和发展 服务。
要着眼实际,抓好档案管理的主体工作。企业主体档案是企业档案的核心, 在抓好其它档案的同时,着重抓好主体档案的归档工作,特别是抓好技术档案、设 备仪器档案、产品档案管理工作,及时做好设备档案和产品档案的收集、整理与 归档工作。保证企业档案的完整性。
总之,档案管理工作是一门科学性很强的系统工程。加强新时期档案工作, 必须切实对档案工作重视起来,认清其主体,着力加强企业档案人才的培养造就一 支过得硬的专业队伍。建立以企业自身为出发点的以推进企业的现代化进程的档 案管理模式从而带动整个档案工作不断跃上更高的层次。同时也要加强专业档案 管理人员与企业其他管理人员的业务交流,定期或不定期地召开档案管理专业人 员理论研讨会,通过信息交流和资源共享,促进各基层单位档案管理与研究水平不 断提高,从更宽广的领域强化他们的理论素质。进一步完善管理制度,保证人事档 案工作朝着正确的方向不断发展。
