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【摘要】信息时代,伴随办公自动化的普及,档案人员的素质在档案管理工作中日益凸显出来。笔者认为档案人员要完成科学、规范、有效管理档案的重任,必须具备五种意识,即保密意识、执法意识、时代意识、创新意识和服务意识,同时还要注重对自身综合协调能力、终身学习能力、实践操作能力和科学研究能力的培养。
【关键词】档案管理人员 意识 能力 高校
人是生产力中最活跃的因素,人的素质和能力在事业建设与发展中具有重要的权重影响。高等学校的档案馆(室)是学校的信息中心,面对办公自动化日益普及的现状,档案馆(室)该怎样为利用者提供信息服务,档案管理人员应该具备怎样的意识和能力成为档案人必须思考的问题。
1 现代档案人应具备的五种意识
1.1 保密意识
1988年1月1日起实施的《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)规定:档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。因此,档案信息在一定时期、一定范围内存在保密性。档案信息能否公开、何时公开,必须依据相关法规经专人鉴定、解密后才能公开,这就要求档案管理员牢固树立保密意识,确保档案信息的安全。
1.2 执法意识
为了保障档案管理工作的顺利开展,国家颁布了一系列的档案法律法规,比如《档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《归档文件整理规则》(DAT/22-2000)、《普通高等学校档案管理办法》(1989年10月10日国家教委令第6号)……档案管理员在工作中要有法纪意识,严格按照相关规范管理档案材料,确保档案的安全、有序管理。
1.3 时代意识
档案因其保密性,一直以来被罩上神秘的色彩,“看摊守点”成为传统档案管理的常规模式。但是,伴随社会的进步,人们需求的变化,观念的更新,对档案管理也提出了新的要求。档案管理员必须具有时代意识,与时俱进,才能促进档案事业的蓬勃发展。要充分认识到信息时代档案管理不仅仅是保管档案,更重要的是为社会和人类积累财富和提供信息服务。
1.4 创新意识
意识对行为具有指导作用,先进的意识可以帮助人们采取有效的行动,促进事业的进步与发展。正如江泽民同志所说,创新是民族进步的不竭动力。档案事业要获得良好的发展,依赖于档案人的创新意识。
1.5 服务意识
冯惠玲教授在《开放:公共档案馆的发展之路》一文中指出:“档案馆的开放应该是全方位的。由各种开放形成的全力将引发档案馆工作的全面变革,彻底改变档案馆的内向性格,增强档案馆的公共性和社会性。” 《档案法》规定:中华人民共和国公民和组织,持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明,可以利用已开放的档案。可见档案管理的最终目的是为组织和个人提供信息服务,这是档案事业的安生立命之本。因此,树立并强化档案服务意识,实质上是关注档案事业生存与发展的具体体现。注重人文关怀,树立档案“人文”服务新观念,坚持以人为本,全心全意为公众、为社会服务的思想[1],坚持以人为中心,尊重人的需要,做好信息服务工作。
2 档案管理人员应具备的四种能力
2.1 综合协调能力
档案管理是指有关档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和。档案材料来源的广泛性决定了档案管理人员要面对方方面面的单位和个人,在与不同的单位与个人进行工作交接的过程中,档案人员应具备一定的协调、应对能力,处理好各方关系,做好早期的材料收集和后期的利用服务工作。
2.2 终身学习能力
信息时代以知识的快速更新为特征,为了适应时代发展的需求,档案人要树立终身学习的意识,努力培养自主学习的能力,积极主动地通过学历教育、网络培训、行业论坛、工作交流等途径,不断增加、更新自身知识结构。
2.3 实践操作能力
档案材料整理、鉴定、保管等工作均是操作性很强的工作,只动口不动手是做不好档案工作的。实践中,档案人员要在充分理解有关管理办法的基础上,严格按照规定对材料进行分类、整理、装订、编目,完成档案材料的规范管理。此外,在现代办公自动化环境下,由于计算机的普及应用,档案呈现出数字化的新特征,成为融入整个学校、社会网络之中的信息资源。因此,对现代办公设备的操作运用能力是时代对档案人员提出的新要求,是科学管档的基础。
2.4 科学研究能力
档案管理是一项专业性很强且与时代发展密切相关的工作,如果档案人员不具备科学研究的能力,就不会有档案管理的创新。所以,管理人员既要有档案专业基础知识,又要有探究学科前沿知识的能力。通过科学研究、实践,在档案材料的保管、档案信息的开发、档案服务内容与方式的更新和扩展等方面有所创新,实现科学管档。
3 结束语
随着档案知识的普及,人们已逐步认识到档案是属于人民的。换句话说,对个人来讲,档案是维权的凭证,对整个社会来讲,档案是人类共同的文化遗产。而档案管理则是为社会提供集体记忆,既满足当代人的利用需要,还保持人类社会和历史的整体性和延续性[1]。为此,新时期的档案人必须从意识、行为、心理三个层面进行自我突破,才能肩负起科学、规范、有效管理档案的重任。
参考文献
[1] 薛四新,杨艳,黄存勋主编,现代档案管理基础[M].机械工业出版社.
