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园林工程的资料是工程在施工过程中产生的各种文件与档案，与工程的策划、签约、规划、方案、制度、施工、监理、管理、验收与竣工等环节都息息相关，其重要性可想而知，而近年来，园林工程的工程资料归档与档案管理工作都存在一定的疏失与问题，亟须采取有效的措施加以调整，以确保资料归档与档案管理的有效性与科学性。
园林工程资料归档与档案管理存在的问题
施工文件原件缺失。园林工程给施工过程中，由于空间距离或间隔时间等因素，会存在原件缺失的情况，部分单位对于资料归档与档案管理工作并不重视，原始资料乱堆乱放，等到当真需要这些文件的时候，却已经难以找到，有可能造成工程参与各方的矛盾与龃龉，甚至会导致工程变更、合同争议等问题。另外，部分相当重要的文件，也以复印件的形式下发或转发，违背了工程资料管理规范中的相关要求，是档案管理不规范的表现。
档案管理缺乏现代化的管理手段。部分工程的档案管理工作并没有采取行之有效的现代化管理手段，管理条件较差、设备设施匮乏，可能出现由于管理与保存的疏漏，导致档案在温度与湿度的作用下发生缺失或失真的情况。另外，档案管理工作中，部分单位并没有采取现代化的管理手段与方法，依旧以纸质档案进行存放，资料归档与档案管理费时费力，严重消耗了人力成本与空间成本，随着信息时代的到来，档案管理工作还是应该充分运用现代化的管理技术与设备设施，建立电子化与数据化的档案管理系统。
园林工程资料归档与档案管理的优化措施
构建全过程档案管理体系。现阶段，大多数的园林工程通常采用项目负责人管理的模式，项目负责人需要承担园林工程项目的全部责任，包括园林工程资料归档与档案管理工作。而有效的档案管理工作，应当从园林工程项目前期策划开始，就设立专门的资料管理部门，由档案管理的专职人员负责，就各项工程的相关文件、资料、档案进行及时的收集、整理、存档与管理工作，以确保文件资料的齐全完整。另外，在档案管理工作中，还应该做好原件的存档工作，以确保档案文件的有效性。园林工程中，有效的档案管理工作应当是全过程管理，即从工程立项之初即开始的，贯穿工程全部过程的档案管理，确保园林工程给施工的每一个环节与步骤都与档案管理工作相同步，工程立项与资料收集与归档同步、分项工程与档案管理同步、工程验收与档案验收同步，从而确保资料管理全过程的完整。
运用现代化管理手段。信息时代的文件归档与档案管理工作，应当充分运用现代化的管理设备与管理手段，充分运用计算机网络设备及技术，改善档案管理环境，提高档案管理的技术应用水平。现阶段，电子档案管理方式已经进入到各行各业当中，园林工程的资料归档与档案管理也应当以电子化与信息化手段加以完善。运用现代化的管理手段，应当首先做好文件资料的扫描存档，将纸质档案转化为电子档案，以此来提高档案管理的效率与水平，同时也能够有效减少不必要的空间占用与人力资源的消耗。档案部门要想实现电子档案的长期保存，需要构建一个新的存储与管理系统，例如，构建一个具有系统设置、权限管理、数据录入、整编组卷、检索利用与统计报表功能模块的电子档案管理系统，可以引进先进的系统编程团队，或与具备丰富经验的IT 企业进行合作，以满足园林工程资料归档与档案管理的现实需求。
健全资料管理制度。加强档案归档与档案管理工作，还应当建立健全资料管理制度。对于园林工程而言，确保资料归档与档案管理的准确性、完整性与长效性是十分有必要的，这是由于园林工程的施工可能是由多个部门或单位共同参与的，多方参与的条件下，工程的资料与档案就会愈发复杂而繁琐，就需要专职的档案管理部门在工程立项之初就结合园林工程的实际情况与工程参与的各方单位，建立资料管理制度，对各单位在资料产生与收集的过程中需要承担的责任与义务加以明确，落实各单位的分工。另外，档案管理工作还应当确保管理的有效性、统一性及规范性，例如，管理部门应当在工程策划阶段就拟定行之有效的资料归档、记录、统计、保存、统计与提取的表格及范本，以确保档案管理工作的规范性，避免由于格式的不统一而导致的档案失落与冲突情况，减少由于格式不统一而带来的不必要的工作量。
做好档案管理过程控制。园林工程的档案管理工作需要做好过程控制，需要建设单位、施工单位与建立单位及档案管理工作人员切实落实自身责任，将工程施工过程与资料归档及档案管理同步进行，严格依据工程施工开展档案管理，避免有可能产生的档案内容与工程内容不符的情况。每一项的工程施工，都需要及时进行资料收集与归档，严禁以往存在的先施工、再归档情况，避免档案资料的堆积及由此产生的档案疏漏问题。档案管理人员还应当定期进入施工现场考察，对照工程施工进度查看档案资料是否对应，以确保资料同步性与真实性。另外，档案管理工作的过程控制，还可以建立有效的奖惩机制，对及时提交档案资料、及时推进档案归档的相关负责人给予评分奖励，将之纳入到绩效考核工作当中，以此提升相关工作人员的积极性与主动性。
园林工程的资料归档与档案管理工作，应当贯穿工程立项至工程竣工的全过程，首先建立健全档案管理制度，并引进现代化与信息化的管理手段与技术，引进先进的管理系统，同时还应该做好档案管理的过程控制，将资料归档与档案管理工作作为工程重点内容来抓。另外，档案管理工作也需要有效的监督机制，以确保档案管理的规范性。
（作者单位：四平市园林管理中心）
