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有关会计电算化下会计信息问题的探讨
有关会计电算化下会计信息问题的探讨 随着中国经济的快速发展,会计电算化越来越被广泛的应用。然而,我们也 应看到计算机在企业管理及会计信息处理中的迅速普及和广泛应用,给我们带来 极大方便和效益的同时,也存在着一些不足。下面笔者就会计电算化下会计信息 的问题进行探讨。一、会计电算化对会计信息的影响 (一)会计电算化下会计信息的完整性和可用性还不是很完善 1.会计电算化未能站在企业管理信息化的高度进行研究。因过分注意软件 的会计核算功能,而轻视了财务管理和控制、决策功能。会计软件囿于传统的思 维方式,模拟手工核算方法,缺少管理功能。财务系统大多以记账凭证输入开始, 经过计算机处理,完成记账、算账、报账等工作,并局限在财务部门内部。目前流 通的会计核算软件大多功能在提高财务信息系统的范畴,只能完成事后记账、算 账、报账以及提供初级管理功能,不具有事前预测、事中控制、事后分析决策等 管理会计功能。近年来虽然倡导发展管理型会计软件,但由于各种原因,一般只从 财务管理的要求出发,未能达到较为理想的效果。
2.会计信息系统与企业管理信息系统未能有机结合。会计信息系统不仅与 生产、设备、采购、销售、库存、运输、人事等子系统脱节,而且会计软件内部 各子系统也只以转账凭证的方式联系。从而造成数据在内外子系统之间不能共享, 信息不能通畅,既影响财务管理功能的发挥,又不能满足企业对现代化管理的需要。
在综合的企业管理信息系统中会计子系统应该从其他业务子系统获取诸如成本、 折旧、销售、工资等原始数据,提高数据采集效率和管理能力各业务子系统也应 从财务子系统取得支持,但由于各自独立发展,互相之间不能实现数据共享,往往 一个子系统的打印输出成了另一个子系统的键盘输入。许多商品化会计软件在开 发时,没有统一规划,而是采用单项开发,再通过“转账凭证”的方式传递各种数据, 未能形成一个有机的整体,各个核算模块是彼此孤立的“孤岛”。
3.会计信息系统仍然是一个封闭式的系统。会计系统的开放性除了体现在 企业内部各子系统之间的信息共享之外,更体现在会计向外界披露信息的内容和 发布方式上。但目前会计信息系统既不能通过Internct网络向股东发布财务报表等 综合信息和明细信息,也不能通过网络直接向税务、财政、审计、银行等综合管 理部门提供信息,更不能有选择地披露相关的人事、技术、设备以及股东所关心的其他信息。此外,普遍存在支持跨网集团的多方业务,使财务信息资源的价值得 不到充分利用。
(二)会计电算化下会计信息的保密性和安全性差 会计电算化是建立在计算机网络技术和安全技术等信息技术基础之上的, 会计信息是以足够的安全技术为保障,以一定的计算机硬件支撑。在相应的软件 管理下在网络中流通、存储和处理,并最终以人们需要的形式变现出来。随着计 算机应用的扩大,利用计算机进行贪污、舞弊、诈骗等犯罪现象屡见不鲜。在会 计电算化环境下,会计信息以各种数据文件的形式记录在磁性存储介质上,这些存 储介质上的信息机器可读形式存在的,因此很容易被复制、删除、篡改,而不留下 任何痕迹。数据库技术的高度集中,未经授权的人员可以通过计算机和网络浏览 全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的财务数据。可见会计电算化犯罪是 一种高科技、新技术下的新型犯罪,具有很大的隐蔽性和危害性,使会计信息安全 风险大大增加。几乎所有的软件系统都为完善会计功能和适应财务制度大动脑筋, 却没有真正研究数据的保密问题。对于安全性更是难尽人意,系统一旦遭遇自然 灾害,瘫痪或遭病毒侵袭就很难恢复原来的数据。
二、提高会计电算化下会计信息质量的对策 (一)从软件方面着手保证会计信息的完整性和可用性 1 (二)建好内部控制制度,保证会计信息的安全性和保密性 1.健全的数据控制结构。加强对数据输入的管理,加强财务基础工作的管理, 基础工作是财务工作质量的根本保障,更是会计电算化工作得以顺利实施的根本 保障,只有基础工作完善,业务流程规范,会计电算化工作才有可能真正在企业的 发展中发挥作用,创造效益;加强系统备份、恢复的管理,满足系统业务连续不间断 的要求,避免由于自然灾难、事故、设备的损坏和恶意的破坏行为带来系统停顿 使服务功能更新丧失。
2.加强技术方面和网络安全方面的控制。在ERP业界流行一句话:“三分软 件,七分组织,十二分数据”,这充分体现了会计信息数据的重要性。网络会计实现 了会计信息资源的共享,但同时也将自身暴露于风险之中,这些风险主要来自泄密 和网上黑客的攻击等。为了提高网络会计信息系统的安全防范能力,我们可以建立用户身份验证及权限管理控制制度、系统管理多重控制制度、业务申请处理流 程控制制度、预算管理流程控制制度、内控制度实施情况的审计和检查制度等。
例如可采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、数据签名技 术、隧道技术等措施。
3.会计人员工作能力的提高和职能的有效控制。ERP环境下的会计信息系 统已经不是一个与企业的其他部门相隔离的信息孤岛,而是不同的信息相互融合、 集成的信息系统。会计人员不仅是会计信息的提供者,他们所完成的也不是一种 受托责任。会计人员已经与企业的日常管理活动紧密相连。因此,企业应立足于 国际标准,培养或聘用一批高级技术人才,他们能够掌握国际先进技术,精通信息 技术,熟练应用会计电算化,推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能 型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,维 护软件正常运行,掌握计算机先进技术,培养复合型人才,为本单位建立高效的会 计信息系统创造条件。
总之,再完美的理论也需要实践来检验,从而提高会计信息质量。始终根据 谁需要会计信息,谁提供会计信息的实现途径的逻辑层次,通过实际的调查、考察 会计信息的供求状况,永远是我们应持有的科学态度。
