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煤炭企业合同管理和内部审计
煤炭企业合同管理和内部审计 煤炭作为我国的主要能源之一,在经济发展中占有重要的战略地位。面对 不断变化的市场环境,煤炭企业也顺应市场发展以及我国的战略规划逐步进行资 源整合、做大做强。而合同管理风险作为煤炭企业法律风险产生的主要根源之一, 对煤炭企业的发展具有重要影响。企业审计部门作为企业的参谋监督部门,对企 业管理起着至关重要的监督评价作用。因此,发挥内部审计优势,加强煤炭企业合 同管理风险的分析与防范,使内部审计积极参与到煤炭企业合同风险管理之中,是 企业参与市场竞争的客观需要,也是企业自身健康发展的重要保障,更是企业提升 自身经营管理能力的迫切需求。一、煤炭企业合同管理过程中的风险分析 在煤炭企业的经营过程中,合同管理风险指在合同的管理过程中,合同当事 人一方或者双方利益损失或损害存在的可能性。风险贯穿于合同管理的整个过程, 涉及到合同管理的各个方面,既存在合同自身产生的风险,也包括外部因素导致的 法律风险,这些风险的存在严重制约着合同标的的实现,同样也制约着煤炭企业经 济效益的实现。
(一)合同准备阶段的风险 一是合同策划风险,主要体现在:合同策划的目标与企业战略目标或者业务 目标不一致;故意规避合同管理的相关规定,如将需要招标管理或需要较高级别领 导审批的重大合同拆分成标的金额较小的若干不重要的合同。二是确定合同对象 的风险,主要体现为:将不具备履约能力的对象确定为准合同对象;将具有履约能 力的对象排除在准合同对象之外。三是谈判风险,主要表现为:对合同标的、产品 的数量与质量、技术标准、价款的确定与支付方式、履约期限、地点及方式、违 约责任的承担方式、争议的解决方式和地点等涉及合同内容和条款的核心部分, 乃至关键细节等忽略或做出不当的让步,可能导致企业权益受损;对可能存在的不 符合国家产业政策和法律法规要求之事项的忽略。
(二)合同签订阶段的风险 一是合同文本风险,这种风险主要表现为:合同内容和条款可能存在不合理、 不严密、不完整、不明确或表述不当,可能导致重大误解等问题;合同内容违反国 家法律法规或国家产业政策等。二是审核风险,主要表现为:合同审核人员未能发现合同文本中的内容和条款不当的风险;虽然发现了问题但未提出恰当正确的修 订意见的风险;合同起草人员没有充分考虑合同审核人员提出的改进意见或建议, 导致合同中的不当内容和条款未被纠正等。三是合同正式签署风险,主要表现为: 超越权限签订合同;合同印章管理不当,为不符合管理程序的合同加盖了合同印 章;签署后的合同被篡改等。
(三)合同履行阶段的风险 一是合同相对方履约能力降低或丧失的风险。在煤炭经营中,由于受到市 场经济形势、政策法规、客观环境的变化与影响,与其相关的合同相对方的履约 能力是不断变化的,往往会出现对方履约能力下降或者丧失的可能性,从而对煤炭 企业的经营造成影响。二是合同变更或转让造成的风险。这种风险主要表现为: 应当变更合同内容或条款但未采取相应的变更行为;合同变更未经相应的管理程 序,导致合同变更行为不当或无效;合同转让行为未经原合同当事人和合同受让人 达成一致意见,使合同转让行为无效;合同转让未经相应的管理程序,导致合同转 让行为不当或无效等。三是瑕疵履行带来的风险。在合同履行过程中,市场、价 格等因素会发生变化,但由于违约责任约定不明或责任较低,违约所获得的利益大 于违约责任的代价时,对方就可能降低履约质量或者直接违约,从而给合同履行带 来风险。
(四)合同履行后的风险 一是履约完毕后对合同相对方及合同执行情况的评价存在的风险。对合同 相对方分析评价客观真实的缺失,给以后合作埋下长期的法律隐患;在合同执行评 二、内部审计参与企业合同管理的责任 内部审计,作为企业内部控制的重要手段,在完善企业合同管理、控制风险 方面发挥着重要的作用,内部审计应该充分发挥这一优势,积极参与企业合同管理, 担负以下具体责任: (一)监督防范责任 内部审计通过参与合同谈判、审核合同文本以及查阅合同履行结果,充分 发挥其监督职能,分析判断合同管理各个阶段的风险,在准确及时识别合同管理风 险的基础上,坚持原则,反映问题,规避防范,扎实做好本职工作,担负监督责任。(二)总结评价责任 无论是管理审计还是经济效益审计,内部审计都会围绕着经济合同执行情 况的评价开展工作。对于煤炭企业合同风险的阶段构成、形成原因、损失程度作 出分析,根据不同风险严重程度逐级排序,为下一步的风险处理提供决策基础。内 部审计须加强自身人才队伍建设,具备专业化系统化的评价方法,科学有效地担负 起风险评价的责任。
(三)咨询服务责任 咨询服务是现代企业内部审计的创新功能,也是内部审计转型的重要方向。
由于企业管理的最终目的是要对风险的相关因素采取措施,识别、化解和转移风 险,规避防范,分担和降低风险损失的影响,合同管理风险的应对也同样如此。煤炭 企业内部审计应抓住这一转型机遇,积极拓展企业内部咨询服务业务,关注并参与 到企业合同管理风险的应对工作中,积极主动地在合同管理中提供帮助、健全管 理,更好地履行咨询服务责任。
三、内部审计参与企业合同风险管理的路径 (一)重大合同审计制度化 无论是煤炭生产企业还是煤炭贸易企业,其经济活动大都以合同的形式予 以体现和实现。重大合同涉及企业的战略规划、发展策略以及经济效益,合同条 款众多、金额巨大,稍有异动就会对企业的发展产生严重影响。因此,建立重大合 同审计制度,内审部门既担负起了监督的责任,也发挥了参谋的职能,能够更好地 实现内部审计由事后审查到事前预防的职能转变。
(二)合同风险预警及时化 在对煤炭企业合同进行内部审计的过程中,当发现重要的合同风险比如合 同主体不具备履约资格、合同相对方财务状况不佳以及诚信缺失、合同个别条款 变更后致使合同目标无法实现等情况,内部审计部门应按照审计制度及时提醒业 务负责人及公司高级管理者,并在预警的同时,积极配合相关部门做好应对方案, 将损失降低到最小,以保障企业的经济利益。
(三)合同风险总结常态化内部审计部门应通过有效及时的日常监督,分类管理并总结评价合同管理 活动并使之常态化、制度化,以利于在以后的企业管理过程中汲取经验教训,防范 企业合同风险,促进企业提高经营管理水平和经济效益。
