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图书馆地方文献和档案化因素
图书馆地方文献和档案化因素 笔者以为,从历史环境与历史文化资源意义上考察,图书馆馆藏结构中的地 方文献,在文献形态上与特定地方空间形成的档案虽不等同,但确有诸多类似。探 究地方文献与地方档案的概念关系,有益于文献情报与档案工作的功能互补,从而 有利于增强图书馆地方文献工作自身的社会服务功能。l地方文献与档案文献的共同特征 图书馆的地方文献在区域性上有狭义与广义之分。狭义的地方文献,是指 仅在内容特征上反映地方区域性的文献;广义的地方文献,是指除了在内容特征上, 还在其他非内容的“本地”形式特征上反映地方区域性的文献,如本地(含籍贯)组 织或个人撰写的文献,反映本地人物(包括原籍在本地的,或原籍虽不在本地但曾 在本地任职、居住,并有影响的所谓“寓贤,”)或组织情况的文献,本地采用出版等形 式形成的文献等。
无论是采用广义还是狭义的提法,地方文献最为本质的属性有二:一是对内 容或形式特征反映上的地方区域性;二是在查考重复使用上的资料性。由于时代 的进步,以地域特征为反映对象的地方文献除了传统的形式外,其记录知识的符号、 手段及其载体形式已是多元化。此外,地方文献作为特定的文献类型,反映了特定 地域阶段性发展的历史轨迹,因而作为一个体系的地方文献,还具有历史的累积性。
故而,笔者以为,地方文献可定义为:“是一种以内容或形式上的地方区域特 征作为反映对象的、在查考与重复使用上具有资料价值的、在记录方式及载体的 表现上文献形式较为多元的、在特定地域阶段性发展的反映上存有历史累积性的 文献。” 按《档案分类标引规则》(GB/T15418一94)的定义,档案是“过去和现在的 国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教 等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式 的历史记录”。
其定义的基本含义有四:(l)档案是政治、军事、经济、科学、技术、文化、 宗教等活动的主体在特定社会活动中直接形成的,因而是原始的历史记录;(2)并 非所有的活动记录都能成为档案,它必须是具有查考与利用价值的;(3)上述活动 主体既有现在的,又有过去的,因而档案作为体系具有历史的累积性;(4)在记录方式及载体上,档案的形式又是多元的。
至于“地方档案”,将其形成一个特定概念反倒不妥,因为档案总是在特定的 地方空间形成的,地方档案机构的馆藏在整体上总是一种对该区域自然与社会领 域基本信息的原始反映。以笔者所见,档案也是“一种具有多种记录方式及载体的、 在地方区域性特征上又是具有历史累积性与查考利用价值的特定社会活动的历 史记录”。
地方文献与档案均为知识载体,都是人们在社会活动中形成的,它们之间的 差异主要有二:一是地方文献并非都是特定主体在社会活动中直接形成的原始历 史记录,地方文献所反映的内容,对其作者来说,更多地表现为间接经验,经过选择 与加工,主要用于社会交流之目的;二是地方文献往往不全是原稿、原本、或“孤本”, 其依据和凭证作用一般要逊于地方档案。
但从另一个角度来说,二者之间的差异又是相对的,因为原始记录性虽然是 档案最重要的属性,充当依据与凭证虽然是档案的重要作用,却不是所有档案文献 共同具有的、足以与其他非档案文献相区别的唯一标志。
但在一定空间范围的自然环境、 与档案各自都能形成相对独立的文献信息体系,它们在经济与社会特征、 人文和文化传统的反映上都具有地方性区域性这个共同的基本特征。同时在区域 性的自然地理、生产与经济、历史与政治、文化与艺术等内容的查考上,地方文 献与档案在文献利用上又都具有重复使用的价值,因而“备以查考”又成了它们共 同的文献基本特征。
2地方性档案是一种特定形态的地方文献 如前所述,档案就其形成主体社会组织与个人的活动范畴而言,总是和一定 的地方空间密切相关的。由此,如果不拘泥于特定的概念因素,某一地区的档案在 很大程度上就是这一地区的地方文献。而图书馆的地方文献就包含了那些直接反 映特定主体社会活动的具有原始依据和凭证作用的历史记录,如本地历代各界着 名人士的照片、手稿、日记、信函及本地区的宗谱、族谱、地方志、民族志、山 川志等,以及其他记录自然资源、灾害、农作物、林业、畜牧业、渔业、手工业、 人口变迁、政治斗争、历史人物、科举、教育、风俗、方言、宗教、名胜古迹等 原始内容的文献形态就完全具备档案的属性。因此,依据上文地方文献的定义,如果我们强调采用以下定义要素,即:具有 重复使用及查考价值,在内容特征与其他非内容的“本地”特征上反映地方区域性, 在记录方式及载体的表现上较为多元,在特定地域阶段性发展的反映上存有历史 累积性;那么,作为特定主体在社会活动中直接形成的历史记录,地方性档案文献 也具有以上属性,它是一种特定形态的地方文献。
由此,笔者以为,时下有关建立地方文献收藏中心地方文献检索和咨询服务 中心、地方文献研究中心的设想与举措,虽说有益于地方文献事业的发展,但如若 无视地方文献与地方档案在概念及文献类型上的从属关联,只是侧重于收藏正式 和非正式出版的文献形态,那么,在地方文献情报资源开发与利用的过程中,上述 “中心”,社会职能的发挥将必然是残缺而不充分的。
3地方文献与地方档案工作之间并无“鸿沟” 如若采用文献工作机构的属性作为划分标准,那么,在兼容的意义上,图书 馆的地方文献会包含某些作为原始记录形态的成分,而且这种现象在非出版物形 式的反映历史性活动地方文献中占有相当的比例。从另一方面说来,地方档案机 构的文献形态也会包含某些经过选择与加工主要用于社会交流的成分,究其成因, 一是来自档案编研工作程序的成果,二是由于某些文献资料因使用及属性上的转 换而成为档案。
基于以上认识,就文献情报的工作角度而言,有必要以反映地方区域 性和“备以查考”的共同文献特征来确定地方文献的文献范畴,从而对图书 馆机构地方文献的收藏界域做出认定,进而对图书馆地方文献馆藏中的档案成分 做出认定。
当然,上述种种认定并不是要以“径渭分明’,为目的在地方文献与地方档案 工作领域之间开挖“鸿沟”,而是要从图书情报机构与档案机构不同的工作程序中, 寻求对那些反映区域性基础信息文献共同处理的规范。
4地方文献工作与档案程序化方法 4.1采集 由于档案文献是社会组织及个除现时的图书、杂志等形式的地方文献外,非现时的图书、杂志及其他形 式构成的地方文献,在采集制度上一般应采用档案程序化的文献呈缴与文献征集 方法。如同归档是一种按照国家明文规定把档案交由档案部门集中保存的制度那 样,为集中收藏、妥善保管和充分利用某一区域的地方文献,使其发挥应有的社会 功能,有必要积极争取采用政府的政策、法规手段,建立图书馆地方文献采集方面 的基本制度。
笔者以为,图书馆地方文献工作领域对某些历史记录性文献的采集,与地方 历史档案文献间会出现“类无专属”的现象,但在通常情况下,图书馆地方文献的采 集一般应侧重于区域范围内、反映地方特征的“非档案或非现行档案形态”的文献。
至于图书馆地方文献馆藏中出现一些档案成分,那也是正常的,因为文献类型之间 本无固化的界限,类型的转化则是绝对的规律。
