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有关会计电算化的实施对传统会计职能的影响
有关会计电算化的实施对传统会计职能的影响 在经济全球化的今天,会计电算化代替了人工记账、算帐、报账等会计活 动,成为会计行业的主要计算模式;是管理现代化和会计自身改革以及发展的需 要;是现代化社会大生产和新技术革命的必然产物。会计电算化发展到现在,已经 不是单纯的会计与计算机的简单结合,而已经发展为一门多种学科的综合体。本 文就会计电算化在行业中的实施对传统的会计职能所产生的影响进行了分析。一、电算化会计在行业信息处理过程中的基本特点 电算化会计信息处理主要是指应用电子技术对会计数据的输入、处理、输 出的过程。现阶段主要表现为用计算机代替人工记账、算账和报账,以及替代部 分在手工会计下由人脑完成的对会计信息的分析,判断。电算化会计信息处理的 过程主要有以下特点: 1、首先,是电子计算机为主要的计算工具,数据处理代码化,速度快,精度高。
电算化会计是以电子计算机作为手工会计下人工记录和处理数据的替代物。它采 用对系统原始数据编码的方式,以缩短数据项的长度,减少数据占用的存储空间, 从而提高了会计数据处理的速度和精度。
2、其次,数据的处理是人机结合,系统内部控制程序化、复杂化。电算化会 计虽然以计算机为计算工具,但其整个信息处理过程仍表现为计算机与人工的结 合。计算机对数据(信息)的处理是通过程序来进行的,系统内部控制方式均要求程 序化。比如,一般对操作权限的限制设有密码程序,验证借贷金额是否平衡有校验 程序等。同时,由于数据处理的人机结合和系统内部控制方式程序化,使得系统控 制复杂化。其控制点由手工会计对人的控制转到对人和机器两方面的控制,控制 的内容涉及人员分工、职能分离和计算机软、硬件的维护,以及会计信息和会计 档案的保存和保管。
3、再次,电算化会计与手工记账规则发生了变化,手工记账规定日记账、总 账都要使用订本账册,明细账要采用活页式账册,通过若十个套账来实现相互牵制、 相互核对。凭证、账本记录的错误之处要用划线法和红字更正法更正。电算化会 计形成的账页都是通过打印输出的,可以装订成为活页式,打印输出的一般是日记 账、总账和报表,由于明细账涉及大量的二级科目、三级科口,打印数量比较大, 因此,一般都是用磁盘、光盘等形式输出,对账工作一般是依靠会计软件完成,只要 输人的原始凭证是正确的,计算机可以迅速完成手工条件下的各种账务处理功能。手工会计下的账册核对功能在会计电算化条件下已由计算机代替,明细账记载的 各种会计资料只需计算机查询功能就可完成显示或者在需要时打印出来。人们更 多的是依赖电算化系统建立各种辅助账,更多地反映和控制经济活动。
对于账簿记录错误的处理,已不再采用手工方式下的改错法,但为了保证监 督审核。一般规定,凡是已经审核过的数据不得更改。如果出现错误,那一定是合 理性问题,采用输人“更正凭证”的方法加以更正,类同于红字更正法,这样就可以 保留更正的痕迹。
二、财务会计电算化对于财会工作的影响的基本特点 会计电算化不仅大大减轻了财务人员的劳动强度和大大提高了企业财会 信息的处理和传递速度,更重要的是企业财会工作发生了质的变化,主要表现在: 1、使企业财务真正做到统一规范。实现会计电算化后,企业可以轻松的实 现对财务数据处理和业务流程的规范,避免了在传统会计期间因人为因素在数据 处理方面的不统一和不对应,减少了实际工作中标准的模糊性以及主观人为地不 确定性,增强了会计工作客观性和会计信息可比性,方便企业对财务及业务流程进 行控制。
2、有利于信息资源共享。由于基于网络化处理,不仅可以做到在财务各岗 位间的资源共享,保证财务数据一体化;而且对生成的财务信息,在设置权限的情 况下可以在同一时间内任意查询。在传统 3、便于加强财务内部控制。实现会计电算化后,一方面最大可能地细化和 明确了会计工作全过程中每个环节的参照依据和考核标准,可以对会计人员和工 作进行严格控制。另一方面实现了有效实时监控,所有数据及操作情况均记入系 统日志,各分支机构弄虚作假的可能性减少。
4、强化了财务管理。在实现会计电算化后,会计信息的处理能力不断提高, 使会计对经济活动的反映能力更及时和准确,反映的信息更加细致、全面和深入、 信息查询对领导掌握财务运行提供了方便,保证了财务在管理中的核心地位。
三、会计电算化对于财务审计上的影响表现 会计电算化的实施,大大提高了会计信息处理的速度和准确性,为会计信息 使用者提供了及时、准确的会计信息,是会计事业发展的一次飞跃。审计和会计 面临巨变环境的一致性,特别是两者的联系,使会计的每一次重大变革,都直接导 致审计的重大变革。会计电算化是审计变革的催化剂,它将大大加快利用现代信息技术,按照审计环境要求进行审计变革的进程。会计电算化的普及对传统的会 计理论和实务都提出了新的问题和要求,必然对以会计为基础的审计产生重大影 响,因此需要根据这些影响研究、采取相应的对策,以至于达到审计目的,并且能够 切实有效地防范审计风险。
当一个系统已经完成并投人使用后,再对它进行改进,要比在系统的设计和 开发阶段进行困难得多,费用也相对的昂贵。因此,除了要对投人使用后的电算化 会计信息系统进行事后审计外,还应该在系统的设计、开发阶段,有专门的审计人 员参与进行事前和事中的审计。因此,现在的审计人员不仅要具备会计、审计方 面的理论和实务知识,同时,还要掌握好计算机方面的知识和技能。
