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浅谈电子化档案管理论文
浅谈电子化档案管理论文 电子化档案管理论文范文一：电子文件档案化管理探究 [摘 要] 随着信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化日 趋完善，产生了几何倍数的电子文件，电子文件档案管理势在必行，这是现代化 发展的要求。本文依据电子文件特点，就电子文件档案化管理过程进行了相关探 讨。[关键词] 电子文件 档案化 管理 实践中，由于对电子文件产生的环境、特点的认识不足，档案管理人 员采用传统的档案管理方式和方法对其进行管理，这显然难以适应电子文件的管 理需要。因此，对电子文件实行档案化管理成为一种必然的选择。
电子文件及电子文件档案化 1.电子文件及其特点 按照国家新颁布的《电子文件归档与管理标准》，电子文件是指在数 字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计数 机等数字设备阅读、处理，并可网络进行传输的文件。具体表现为：电子文书、 电子邮件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件相比，电子文件具有下列特点：
(1)依耐性。电子文件是以电子字节形式记录的文件，从制作、处理、传输、存 储等过程都是依靠计算机设备和网络完成的，在阅读使用时必须要借助计算机硬 件、相关系统软件等数字设备。而纸质文件，通过肉眼就可以识别利用。(2)虚 拟性。电子文件产生于电脑设备中，是一种数字化形式存在，在计算机内部，无 论是运算、存储还是传输等过程，都是以数字编码形式存在。(3)共享性。电子 文件储存到计算机网络上之后，用户可以不受时间和空间限制随时随地进行查阅， 同一个电子文件均可以通过终端网络传输给若干个网络终端，可以使若干用户在 不同的空间调用。(4)不安全性。网络是一个开放的平台，自身具有各种安全防 范漏洞，在遭遇到黑客、病毒等攻击时，电脑设备及存储载体容易遭受感染或损 坏，造成电子文件损毁及被删除更改。(5)不稳定性。电子文件形成后，其识读 应用一般为磁盘、光盘、磁带等载体，而这些载体对环境的温度、防磁性、抗病 毒等条件要求很高，而且这些介质处于不断更新发展中，当这些介质受到破坏后， 会造成电子文件的不稳定性。2.电子文件档案化管理 电子文件档案化管理，是指借鉴传统档案管理经验和形式，根据电子 文件自身的特点，采用先进的设备及网络信息技术，运用文件中心、虚拟立卷等 数字档案管理理论，建立高效、快捷的电子档案信息管理模式，提供优质、稳定、 安全的存储环境和空间，有目的性地对形成的相对集中的电子文件实行文件级 (自动化、网络化)保存和管理，为部门及相关用户提供真实、准确、快捷的档案 信息服务。
电子文件档案管理 1.制订电子文件的归档管理制度 一是根据国家、地方相关电子文件归档管理标准，结合部门电子文件 的特殊性和需求，制订登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全以及专利维 护等各项归档管理标准，使之有的放矢。二是建立健全电子文件管理的检查审核 制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，督促其建立完善文件归档手续、立 卷、传输、使用等技术措施，严格各环节的管理权限，以确保信息的原始性、真 实性和完整性。
2.明确电子文件的归档内容 根据电子文件的重要性和实用性进行排列分类，删除不需要的电子文 件。一是确定电子文件的归档范围，将相应的电子文件进行编目后分门别类地归 入文字材料、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文 件中，便于查询使用。二是可根据归档环境、存储载体技术及使用寿命等具体情 况确定归档时间。三是一般电子文件实行两套相同版本的归档，拷贝二套，保存 一套，借阅一套。在网上传输的文件也要实行保存两套，其中一套实行异地保存。
四是严格遵守归档要求，准确说明电子文件配套的软、硬件环境要求。五是在局 域网或其他网络下采用备份系统归档, 将要归档的电子文件存放在磁盘、光盘等 介质上。
3.做好电子文件档案化保管。
(1)电子档案载体保护。电子档案载体 应采用防磁性能好的专用柜架，环境温度要求为15℃ -24℃，湿度保持在 45%-60%。同时做好“七防”工作(即防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光、防 鼠)，以保证存储介质的稳定性。(2)加强数据备份。一是对电子文件建立多套备份，分开保管，避免因某一电子档案载体损坏而造成文件丢失;二是每隔一段时 间(一年一次)对电子档案进行一次保护性复制;三是对一些重要的电子文件，应采 取相应的纸质文件备份，实现电子档案和纸质档案的同步管理。(3)网络安全保 密。一是在现有保密基础上，借鉴国内外的先进经验，采取除使用磁卡身份证严 格识别访问者身份外，加设电子密钥等，实行多重限制，最大限度地确保安全。
二是建立完善先进的电子文件电脑网络系统逆流跟踪查找功能，便于在遭遇黑客 攻击时，及时查找黑客行踪，将其缉拿归案，予以制裁。三是严格遵守电子文件 管理使用规定，完善计算机杀毒防毒软件安全系统，严密防止计算机感染病毒。
4.电子档案的开发利用 电子文件档案化的最终目的是方便用户使用，电子文件开发使用常见 的有拷贝、通信传输等多种利用方式。在使用过程中需要加强电子档案的有效利 用管理：一是根据使用者工作职责和性质进行相关权限设置，杜绝那种无原则地 向所有使用者提供全部利用的方式。二是依据电子档案内容的密级层次，进行有 效的监控，使用内容不适于完全开放的，禁止提供拷贝。三是在网络环境下传输 或直接利用等的电子档案，要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定 期地更换，防止泄密。四是建立电子档案利用系统全程跟踪监控和容错能力，提 供相关使用登记记录，防止由于操作不当造成的损失。
5.加强从业人员知识技能培训 当前，自动化办公已成为时代主流，相关存储设备和技术也随之发展， 具有一定的专业性和难度需要加大对从业人员的培训力度，使其不断更新其知识 技能，提高业务素质，跟上时代步伐。
结 语 总之，实行电子文件档案化管理是一项长期的任务，需要我们根据其 特点，采用适宜的办法，做细做强。
